PROCEDURA E DISCIPLINA PER GLI APPROVVIGIONAMENTI
Sommario
1.     OBIETTIVO DEL PROCESSO..
2.     GESTORE DEL PROCESSO – RESPONSABILE DEL RISULTATO..
3.     SCOPO E CAMPO DI APLICAXZIONE DEI FLUSSI OPERATIVI
4.     DEFINIZIONE E CRITERI BASE.
5.     RIFERIMENTI NORMATIVI
FLUSSO OPERATIVO 1): VALUTAZIONE E SELEZIONI FORNITORI
FLUSSO OPERATIVO 2): ACQUISTI ORDINARI
Addendum 1 TABELLA APPROVIGIONAMENTI
 
1.            OBIETTIVO DEL PROCESSO
Assicurare che i prodotti ed i servizi approvvigionati siano conformi ai requisiti richiesti.
 
Input:               - Fabbisogno d’acquisto
Output:            - Prodotti e servizi necessari al funzionamento dell’organizzazione
 
2.            GESTORE DEL PROCESSO – RESPONSABILE DEL RISULTATO
RESPONSABILE ACQUISTI
 
3.            SCOPO E CAMPO DI APLICAXZIONE DEI FLUSSI OPERATIVI
Definire le responsabilità e le modalità operative relative a:
-                      valutazione e selezione fornitori;
-                      emissione ordini d’acquisto,
-                      ricezione e controllo in ingresso prodotti di approvvigionamento;
 
I flussi descritti si applicano all’approvvigionamento di :
-                      derrate alimentari;
-                      articoli tecnici, componenti e ricambi vari;
-                      materiale di consumo (uffici);
-                      materiale di consumo (detergenti).
 
4.            DEFINIZIONE E CRITERI BASE.
La valutazione dei fornitori e gli ordini d’acquisto sono effettuati sulla base dei criteri precisati nella Tabella approvvigionamenti (allegato  1).
 
5.            RIFERIMENTI NORMATIVI
-          Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016 e s.m.i.
-          Legge 488/1999 e s.m.i. – D.P.R.207/2010– D.Lgs 267/2000 e s.m.i.
-          Legge n.190/2012 e s.m.i.
-          D.Lgs n. 33/2013 e s.m.i.
 
 
FLUSSO OPERATIVO 1): VALUTAZIONE E SELEZIONI FORNITORI
 

  ATTIVITA’/VERIFICHE REGISTRAZIONI NOTE OPERATIVE RESP. ISTR.OP. / STANDARD
1 RICERCA FORNITORE   Si intende per fornitore il soggetto commerciale prestatore di derrate, materiali, servizi, consulenze, ecc. selezionato dall’organizzazione secondo la procedura; si escludono, dalle modalità di selezione indicate in procedura, i soggetti partecipanti a bandi ad evidenza pubblica. ACQUISTI  
2 VALUTAZIONE INIZIALE DELLE CAPACITA’ TECNICHE/QUALITATIVE/ORGANIZZATIVE DEL FORNITORE Documentazione trasmessa dal fornitore La valutazione delle capacità iniziali del fornitore è basata sui requisiti indicati in Tabella approvvigionamenti e sulla preliminare valutazione economica del fornitore.
Per l’effettuazione di tale valutazione vengono richiesti, a seconda dei casi, certificati, autorizzazioni, cataloghi tecnici, schede tecniche dei prodotti, listini prezzi, informazioni su organizzazione/ macchinari/strumentazioni ecc.
ACQUISTI
 
Tabella Approvvigion.
3 INSERIMENTO ALBO FORNITORI E MONITORAGGIO -Albo fornitori Sulla base del soddisfacimento dei criteri iniziali di valutazione, Acquisti inserisce il fornitore nell’Albo. L’Albo fornitori è ritenuto “aperto”, ossia costantemente aggiornabile per quanto riguarda l’iscrizione di un nuovo fornitore. Il fornitore, ritenuto idoneo, viene monitorato per un numero significativo di forniture. ACQUISTI
 
Tabella Approvvigion.
4 QUALIFICA DEL FORNITORE - Albo fornitori
- Rapporto non conformità
A seguito di forniture idonee e significative, attestate dall’assenza di non conformità gravi (vedi p.to 6) e dalla valutazione positiva da parte del fruitore, il fornitore è inserito nell’Albo fornitori, è qualificato e abilitato alla fornitura. ACQUISTI
 
 
5 GESTIONE DOSSIER FORNITORI   Acquisti raccoglie ed organizza tutte le registrazioni relative al singolo fornitore qualificato nel dossier fornitori, compresi i cataloghi tecnici, le schede di sicurezza e le specifiche tecniche. ACQUISTI  
6 RIVALUTAZIONE PERIODICA -  Albo fornitori
- Rapporto di non conformità
I fornitori, le cui forniture influiscono sul prodotto/servizio finale o sulla sua realizzazione, sono identificati come “critici” e soggetti a valutazione periodica annuale,  vengono analizzate le non conformità dei fornitori. A seguito della rivalutazione viene aggiornato l’Albo fornitori. ACQUISTI
 
 
 

 
 
FLUSSO OPERATIVO 2): ACQUISTI ORDINARI
 
  ATTIVITA’/VERIFICHE REGISTRAZIONI NOTE OPERATIVE RESP. ISTR.OP. / STANDARD
1 ANALISI FABBISOGNI ACQUISTI ORDINARI - Richiesta d’acquisto.
 
L’analisi dei fabbisogni d’acquisto viene effettuata sulla base di:
- Controlli periodici delle giacenze di magazzino;
- Segnalazione dei relativi responsabili di centro cottura in base al fabbisogno.
 
ACQUISTI  
2 RICHIESTA PREVENTIVO/
DEFINIZIONE CONTRATTO
- Preventivo
- Contratto
In caso non sia in vigore un Contratto, nei casi necessari, Acquisti richiede il preventivo al fornitore. ACQUISTI  
3 EMISSIONE ORDINE O DEFINIZIONE CONTRATTO - Ordine Centro Cottura
- Ordine fornitore
- Lettera incarico
- Contratto
- Il responsabile del centro cottura redige settimanalmente l’ordine centro cottura e lo invia alla sede amministrativa.
- Il Responsabile Acquisti verifica i singoli ordini centro cottura e procede con l’elaborazione dell’ordine l’ordine per fornitore.
Gli ordini/incarichi sono trasmessi ai fornitori inseriti nell’apposito Albo. Gli ordini d’acquisto sono compilati secondo i campi previsti nell’apposito format.
ACQUISTI  
4 RICEZIONE CONFERMA D’ORDINE DEL FORNITORE - Ordine fornitore
 
Quando necessario, per le forniture di particolare rilevanza e/o per l’esecuzione di interventi tecnici, deve essere richiesta l’emissione di conferma d’ordine da parte del fornitore. ACQUISTI  
5 CONTROLLO IN ACCETTAZIONE - DDT
- Rapporto di non conformità
I requisiti di approvazione del prodotto normalmente applicabili sono:
- accettazione subordinata all’esito dei controlli al ricevimento (n° ed integrità dei colli);
- richiesta di certificati di conformità laddove previsto;
- richiesta di rapporti di prova e collaudo nel caso di fornitura di attrezzature e ove previsto.
Il responsabile del ricevimento prodotto sigla il DDT. In caso di non conformità viene compilato il relativo modulo NC.
CHI RICEVE IL PRODOTTO  
6  
 
CONTROLLO PRE-LIQUIDAZIONE FATTURA
- Fatture Acquisti, prima che venga liquidata la fattura, effettua un controllo sulla conformità della fornitura/servizio realizzato, apponendo il visto sulla fattura. Alla scadenza dei termini di pagamento concordati e in funzione dell’importo, viene liquidata la fattura. ACQUISTI  
7 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI   Richiesta d’acquisto, preventivo ( se presente), ordine, conferma d’ordine (se presente) sono archiviati unitamente al DDT (se presente) in relativo dossier. Le fatture sono archiviate dalla comercialsta. Amministrazione  
 
 

 
Addendum 1
 
TABELLA APPROVVIGIONAMENTO
 
  TIPOLOGIA PRODOTTI/SERVIZI INFORMAZIONI TECNICHE
CONDIZIONI DI FORNITURA
CRITERI VALUTAZIONE INIZIALE DEL FORNITORE CRITERI DI VALUTAZIONE PRESTAZIONI
1 Derrate alimentari
Materiali vari
( es. di consumo)
- Cataloghi tecnici
- Listino
- Ordini di acquisto
- Schede tecniche
- Dichiarazione di conformità
- Ubicazione geografica;
- Disponibilità immediata a magazzino;
- Competenza tecnica;
- Affidabilità e notorietà marchi distribuiti;
- Servizio consegna a domicilio;
- Elevato rapporto qualità prezzo;
- Assistenza post-vendita;
- Tempi di consegna;
- Certificazione ISO (preferibile);
 
- Rispetto dei tempi di consegna;
- Analisi delle singole non conformità e gestione dei casi
2 Prestatori d’opera
Servizi vari (scodellamento pasti, pulizie, manutentori, ecc.)
- Preventivo di spesa
- Descrizione interventi da eseguirsi
- Reperibilità immediata;
- Competenza tecnica;
- Disponibilità di attrezzature adeguate;
- Economicità/praticità delle soluzioni proposte e/o adottate;
- Competenza tecnica e referenze;
- Esperienza
- Esecuzione dei lavori a regola d’arte
- Flessibilità nell’eseguire interventi su precisa richiesta
3 Utenze (energia elettrica, gas, telecomunicazioni) - Preventivo di spesa
- Piani tariffari personalizzati
- Primarie aziende storicamente presenti sul mercato;
- Copertura territorio;
- Consulenza e analisi dei consumi;
- Economicità
- Economicità
- Copertura del territorio
- Assistenza
5 Consulenze legali ed amministrative (Consulente del lavoro, amministrativo, commercialista, studi legali, ecc) - Lettera d’incarico - Titolo di studio ed iscrizione all’Albo professionale;
- Curriculum vitae;
- Comprovata professionalità e competenza;
- Esperienze maturate nel settore
- Disponibilità e reperibilità
6 Consulenze professionali (Sicurezza, Qualità, HACCP, medicina del lavoro, ecc.) - Lettera d’incarico - Titolo di studio ed iscrizione all’Albo professionale;
- Curriculum vitae;
- Comprovata professionalità e competenza;
- Frequenza ai corsi di aggiornamento e/o accreditamento richiesti dalla normativa vigente
- Disponibilità e reperibilità